Zolva gjennomfører aktsomhetsvurderinger av seg selv. Aktsomhetsvurderinger er en risikoanalyse som synliggjør om det er risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Risikoanalysen går ut på å vurdere tiltenkte risikoer, og risikoene vurderes med sannsynlighet for at brudd inntreffer og konsekvens dersom et brudd finner sted.
I vurderingen benyttes et tallsystem fra 1-5, hvor 1 benyttes i de tilfeller hvor sannsynligheten for budd er svært sjelden, og/eller hvor konsekvensen er ubetydelig, mens 5 betyr stor sannsynlighet/pågående hendelse og konsekvensen vil være alvorlig.
Vurderingen tar videre høyde for hvilke prosesser og tiltak som er etablert for å minimere risikoen.
I de tilfeller hvor det eventuelt er høy risiko for brudd, eller dersom det faktisk er avdekket brudd, utarbeidet det en handlingsplan som skal senke risikoen.
Zolva anser at det pr. i dag ikke avdekket brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold. Selskapet vurderer at de rutiner og prosesser som er på plass tilsier at selskapet pr. i dag ikke er i høyrisiko for brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.
1.3 Interne aktsomhetsvurderinger
Zolva AS, heretter («Zolva») er et norsk inkassoselskap som inngår i Zolvakonsernet. Konsernet har selskaper i ulike land, herunder Norge, Sverige, Danmark, Finland, Spania, Portugal, Luxenbourg og Italia.
Denne redegjørelse vil i all hovedsak kun omfatte Zolva Norge, likevel dersom det er konsernpolicy som er gjeldene vil dette omtales som «konsernet»
Zolva er et selskap med 55 ansatte, og holder til Oslo.
Kjernevirksomheten til selskapet er inndrivelse av forfalte pengekrav. Zolva utfører både egen inkasso, men også fremmedinkasso. Egeninkasso er pr. i dag svært begrenset og selskapets kjernevirksomhet knyttes derfor i all hovedsak til fremmedinkasso. Med fremmedinkasso menes det at Zolva krever inn forfalte penge krav på vegne av fordringshaver. Fordringshaver vil naturlig være ulike selskap og banker. Zolva bistår følgelig i prosessen med å kreve pengene inn på vegne av sin kunde, men overtar ikke kundens kunder eller kundenes krav.
1. ORGANISERING, DRIFT OG INTERNE RUTINER OG PROSESSER:
1.1 Organisering og drift
Zolva samhandler med flere ulike leverandører og samarbeidspartnere, og det er viktig for Zolva å samhandle med andre bedrifter som er sitt samfunnsansvar bevisst. Zolva har god oversikt og kontakt med sine leverandører og samarbeidspartnere.
Alle nye og eksisterende leverandører og samarbeidspartnere vurderes grundig, og det gjennomføres i tillegg en forløpende risikovurdering av samarbeidsbedriftene.
Til allerede eksisterende leverandører sender Zolva ut etiske forventinger i form av en leverandørerklæring. Ved signering av erklæringen forplikter bedriften seg til å følge UN Global Compacts. I de tilfeller hvor en leverandør eller samarbeidspartner ikke ønsker å signere erklæringen vil aktuell leverandør følges opp med tanke på å finne en akseptabel løsning som sikrer at menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ivaretas. Videre tiltak vil være å gjennomføre nye aktsomhetsvurderinger knyttet til den enkelte leverandør for å kartlegge risikoen som foreligger, og om det er eventuelle tiltak Zolva kan bidra med ovenfor leverandøren for å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Det arbeides med å implementere leverandørerklæringer i allerede inngåtte samarbeidsavtaler, og alle nye avtaler vil fra Zolvas side inneholde egne klausuler knyttet til Åpenhetsloven. Leverandører og samarbeidspartnere vil følgelig være informert om Zolvas etiske forventinger allerede fra før avtaleinngåelsen, og vil i det i det videre være forpliktet til å informere Zolva om eventuelle endringer som kan medføre endret risiko knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Hos Zolva er alle, ledere og ansatte, opptatte av å ivareta og respektere menneskerettigheter og et ansvarlig næringsliv. Selskapet opererer i en sensitiv bransje, og det er for Zolva viktig å være sitt samfunnsansvar bevisst. Zolva har følgelig iverksatt tiltak for å implementere Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeiderforhold, heretter omtalt som («Åpenhetsloven») i selskapet og dette er forankret i selskapets styre. Arbeidet inngår som en del av konsernets rutiner og er nedfelt i konsernets Code of Conduct / etiske retningslinjer.
Det overordnede ansvaret for det daglige arbeidet med åpenhetsloven tilfaller daglig leder av Zolva AS Anders Jakobsen. Utførelsen av arbeidet, herunder selve oppfølging og ivaretakelse tilfaller ulike sentrale roller i bedriften som Compliance, HR og salg. Det daglige og kontinuerlige arbeidet gjennomføres således av tverrfaglige team for å sikre etterlevelse i flere ledd.
De ansatte hos Zolva skal føle seg respektert og hørt, og alle i selskapet skal opptre på en måte som ivaretar menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Alle ansatte i Zolva AS er kjent med Code of Conduct og de forventinger som følger mellom selskap og ansatt. Dokumentet sendes ut ved jevne mellomrom via selskapets læringsplattform Zolva Academy, hvor de ansatte er forpliktet til å gjøre seg kjent med og etterleve innholdet i dokumentet. Dette for å sike at alle til enhver tid er kjent med hvilke forventinger Zolva stiller, og som forventes dersom en i Zolva mistenker eller opplever brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.
Det er utarbeidet egne rutiner og prosesser for varsling. De ansatte og ledere kan benytte seg av varslingskanalene og velger selv om de ønsker å være anonyme eller ikke. Dette for å ivareta hvert enkeltes ønske og behov.
De ansatte hos Zolva er selskapets viktigste ressurs. De ansatte i Zolva besitter et betydelig ansvar og det er viktig for Zolva og ivareta sine ansatte.
1.2 Interne rutiner og prosesser knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
Det arbeides målrettet for at Zolva skal ha et godt arbeidsmiljø, hvor alle behandler hverandre med gjensidig respekt for å sikre og tilstrebe likestilte arbeidsforhold for hele bedriften.
Det gjennomføres hyppige medarbeidersamtaler hvor det er en åpen og ærlig dialog mellom leder og ansatt. Videre gjennomføres det kontinuerlig arbeid gjennom året hvor HR og ledelse følger opp trivsel, miljø og ivaretar hver enkelt arbeidskapasitet, arbeidstid og ferie.
Zolva har som mål at alle uansett bakgrunn og situasjon skal trives og det etterstrebes hele tiden tiltak som kan være med på så sikre en god balanse mellom jobb og fritid. I 2023 ble det gjennomført en åpen og uformell spørreundersøkelse knyttet til Zolva som arbeidsgiver, undersøkelsen viste at de ansatte verdsetter selskapets arbeidsmiljø, kultur og åpne kommunikasjon.
I løpet av kort tid vil Zolva i tillegg etablere et arbeidsmiljøutvalg hvor det vil være to representanter fra ledelsen samt to representanter fra øvrige ansatte. Utvalget skal jobbe for en videreutvikling av arbeidsmiljøet og interne prosesser og miljøskapelse hos Zolva.
Zolva AS holder til i nye lokaler på Harbitz Torg. Kontorbygget har oppnådd både energimerke A og den anerkjente bransjestandarden BREEAM-NOR Excellent. Dette er en anerkjennelse som bare kommer ca. 10% av nybygg tilgode. Dette er viktig for Zolva, ikke bare for å ivareta miljøet, men også for å sikre at de ansatte oppholder seg i et bygg som er designet for å ivareta et godt klima.
2. LEVERANDØRER OG SAMARBEIDSPARTNERE:
2.1 Zolvas forhold til leverandører og samarbeidspartnere
Zolva vil gjennomføre aktsomhetsvurderinger for leverandører og samarbeidspartnere gruppevis. Det vil si at de ulike aktørene blir fordeles etter hvilke tjenester de leverer.
Majoriteten av Zolvas leverandører og samarbeidspartnere er norske store og veletablerte selskaper lokalisert i Norge, og Zolva gjennomfører grundige undersøkelser knyttet til de ulike leverandørene og samarbeidspartene. I det videre vil det bli iverksatt videre undersøkelse og avklaringer knyttet til samarbeidspartenes og leverandørenes egne rutiner og prosesser knyttet til menneskerettigher og anstendige arbeidsforhold.
Zolva vurderer at enkelte områder kan være mer utsatt enn andre, herunder IT-tjenester. Zolva er et selskap som i stor grad er avhengig av IT-tjenester og har derav flere leverandører knyttet til IT. IT er en gruppe som Zolva anser innehar en moderat risiko med tanke på brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det vil i denne gruppen bli opprettet kontakt for en forståelse av hvordan de ulike selskapene ivaretar menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og hvilke forventinger som er førende i de ulike leverandørkjedene.
Zolva har ikke vurdert at egne leverandører og samarbeidspartnere innehar en høy eller moderat risiko for brudd. Den videre kartleggingen vil således være å kartlegge hvordan leverandører vurderer sine underleverandører, da spesielt om det er leverandører som samhandler med land i Asia.
I tillegg til leverandører av IT-tjenester har Zolva vurdert at det er hensiktsmessig å gå i dialog med leverandører og samarbeidsparter knyttet til renhold og kantine. Zolva vil opprette dialog, og iverksette eventuelle tiltak dersom det etter nærmere kartlegging er behov for det.
2.2 Aktsomhetsvurderinger av leverandører og samarbeidspartnere:
Zolva samhandler med flere ulike leverandører og samarbeidspartnere, og det er viktig for Zolva å samhandle med andre bedrifter som er sitt samfunnsansvar bevisst. Zolva har god oversikt og kontakt med sine leverandører og samarbeidspartnere.
Alle nye og eksisterende leverandører og samarbeidspartnere vurderes grundig, og det gjennomføres i tillegg en forløpende risikovurdering av samarbeidsbedriftene.
Til allerede eksisterende leverandører sender Zolva ut etiske forventinger i form av en leverandørerklæring. Ved signering av erklæringen forplikter bedriften seg til å følge UN Global Compacts. I de tilfeller hvor en leverandør eller samarbeidspartner ikke ønsker å signere erklæringen vil aktuell leverandør følges opp med tanke på å finne en akseptabel løsning som sikrer at menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ivaretas. Videre tiltak vil være å gjennomføre nye aktsomhetsvurderinger knyttet til den enkelte leverandør for å kartlegge risikoen som foreligger, og om det er eventuelle tiltak Zolva kan bidra med ovenfor leverandøren for å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Det arbeides med å implementere leverandørerklæringer i allerede inngåtte samarbeidsavtaler, og alle nye avtaler vil fra Zolvas side inneholde egne klausuler knyttet til Åpenhetsloven. Leverandører og samarbeidspartnere vil følgelig være informert om Zolvas etiske forventinger allerede fra før avtaleinngåelsen, og vil i det i det videre være forpliktet til å informere Zolva om eventuelle endringer som kan medføre endret risiko knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
2. LEVERANDØRER OG SAMARBEIDSPARTNERE:
2.1 Zolvas forhold til leverandører og samarbeidspartnere
Aktsomhetsvurderinger er løpende og vil bli gjennomført fortløpende.
Zolva vil i perioden fremover fortsette arbeidet med å kartlegge leverandører og samarbeidspartnere, og redegjørelsen vil når ny informasjon tilkommer oppdateres omgående.
Styret i Zolva AS har godkjent denne redegjørelse.
Henvendelser knyttet til Åpenhetsloven bes rettet apenhetsloven@zolva.com
3. AVSLUTNINGVIS
Innhold
